“Rozwiązania stworzone przez EXSO pozwoliły nam skrócić czas obsługi przesyłek, zwiększyć kontrolę i zminimalizować ilość pomyłek. Eksperci z EXSO umożliwili integrację z systemami wszystkich firm kurierskich, z którymi współpracujemy.”
Pryzmat sp. z o.o. sp. k. stworzył największą polską sieć sprzedaży wysokiej jakości materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących. Prowadzi sprzedaż i wynajem sprzętu drukującego renomowanych światowych marek. Kierując się myśleniem ekologicznym – skupuje, zbiera i przetwarza zużyte kartridże.
Celem projektu było stworzenie systemu pozwalającego na poprawę i optymalizację procesu obsługi nadawania i odbierania przesyłek. Dzięki integracji z systemami firm kurierskich, udało się uprościć i ujednolicić czynności tworzenia i znakowania paczek oraz zamawiania kurierów. Wprowadzenie własnych etykiet zmniejszyło do minimum ilość pomyłek i zwiększyło kontrolę procesu.
godzin pracy
użytkowników
oddziałów
przesyłek miesięcznie
Staramy się jak najlepiej zrozumieć kluczowe potrzeby i dzielimy się naszym doświadczeniem.
Projektujemy i budujemy interfejsy z innymi systemami działającymi w środowisku IT klienta, a także integrujemy oprogramowanie z urządzeniami fizycznymi.
Uruchamiamy system testowy, by zebrać feedback i przeszkolić użytkowników, a następnie zasilamy go danymi produkcyjnymi.
Monitorujemy działanie systemu produkcyjnego i rekomendujemy działania umożliwiające optymalizację wspieranych przez niego procesów.
Jednym z największych wyzwań projektu było umożliwienie pełnej kontroli procesu przygotowywania, nadawania i śledzenia przesyłek transportowanych przez różne firmy kurierskie. Jednocześnie należało ten proces ujednolicić tak, aby nie był zależny od sposobu jego realizacji przez przewoźników.
Wielooddziałowy charakter firmy wprowadził wymóg zapewnienia separacji danych przechowywanych w systemie. Informacje o klientach, przygotowywanych i przekazywanych przesyłkach i ich zawartości, mogą być dostępne jedynie dla pracowników oddziałów, do których należą oraz osób uprawnionych. Wymóg ten został zrealizowanych poprzez wdrożenie wielopoziomowych mechanizmów uprawnień oraz kontroli dostępu na poziomie danych.
Ujednolicenie wewnętrznego sposobu znakowania przesyłek uzyskano poprzez opracowanie dedykowanych etykiet naklejanych na wszystkie przesyłane paczki. Dzięki zastosowaniu kodów QR i mobilnych terminali/kolektorów z ich czytnikami, udało się znacząco przyspieszyć czynności związane z nadawaniem i odbieraniem przesyłek.
Nasze rozwiązanie oparliśmy o elementy platformy EXSO+, jednocześnie rozszerzając je o nowe funkcjonalności i integrując z urządzeniami fizycznymi, takimi jak kolektory przesyłek i czytniki kodów QR.
Moduły platformy EXSO+ wykorzystane w projekcie:
Technologie wykorzystane w projekcie:
System stworzony dla firmy Pryzmat obsługuje procesy w magazynie, związane z nadawaniem i odbieraniem przesyłek. W celu automatyzacji czynności związanych z zarządzaniem przesyłkami, dokonaliśmy integracji z systemami firm kurierskimi, z których usług korzysta Pryzmat. Głównym zadaniem systemu jest kontrola zdarzeń związanych z przesyłkami: co, kiedy, skąd i dokąd zostało nadane/przyjęte i identyfikacja zawartości paczek. W związku z tym, że dla naszego klienta istotne było zautomatyzowanie czynności związanych z przesyłkami, w systemie została stworzona lista kontrahentów, czyli oddziałów i klientów, z którymi najczęściej przesyłki są wymieniane, co przyspiesza proces nadawania paczek.
Za pomocą systemu magazynierzy tworzą paczki, zamawiają kurierów, generują etykiety - zarówno wewnętrzne, umożliwiające identyfikację zawartości paczki, jak i zewnętrzne – przeznaczone do transportu przesyłek. Wdrożony system umożliwia obsługę przesyłek nie tylko z poziomu komputera, ale także z poziomu kolektora danych. Funkcjonuje na nim aplikacja przeglądarkowa przystosowana do pracy na bezprzewodowym terminalu, dzięki czemu magazynierzy bez podchodzenia do stanowisk komputerowych mogą korzystać z systemu i odczytywać kody kreskowe oraz rejestrować przesyłki przychodzące i wychodzące.
W systemie rejestrowane są przesyłki wymieniane między magazynem centralnym a punktami sprzedażowymi lub klientami końcowymi. Z systemu korzystają nie tylko magazynierzy w centrali, ale również pracownicy punktów sprzedażowych firmy w całej Polsce. Często przesyłane są drukarki, które w systemie są identyfikowane po numerze seryjnym lub np. ważne dokumenty, do których zaginięcia nie można dopuścić.
System ogranicza ryzyko zgubienia paczek dzięki dokładnemu śledzeniu trasy ich podróży. Informuje także o możliwych opóźnieniach w dostawie. W przypadku uszkodzenia lub zaginięcia przesyłki, istnieje możliwość odnotowania w systemie faktu o zgłoszeniu reklamacji do firmy kurierskiej. Takie informacje porządkują zgłoszenia reklamacyjne.
Zmniejszenie kosztów obsługi i zwiększenie przepustowości w procesach magazynowania i dystrybucji przesyłek.
Przesyłki mogą być śledzone, a każda zarejestrowana w systemie paczka może zostać zidentyfikowana, co zmniejsza ryzyko jej zagubienia.
Jeden interfejs komunikacji i współpracy z wieloma firmami kurierskimi, dający możliwość lepszej kontroli nad procesem dystrybucji przesyłek.
Przyspieszenie procesu przekazywania towaru z magazynu głównego do punktów handlowych, a w rezultacie szybsze dostarczenie przesyłek do klienta.
