Wycena złożonych instalacji za 10 mln zł z kilkunastu dni do 20 minut

Unia Grains (wcześniej Araj) od ponad 35 lat projektuje, produkuje i wdraża zaawansowane obiekty do suszenia, magazynowania i transportu zbóż, ziarna oraz nasion oleistych – od silosów i suszarni po czyszczalnie i transportery.

Firma zbudowała silną pozycję międzynarodową, dostarczając instalacje klientom w Europie i poza nią. Rocznie systemy Unia Grains suszą 15 mln ton kukurydzy i 35 mln ton pszenicy.

Celem projektu było opracowanie i wdrożenie platformy biznesowej z konfiguratorem produktów, który pozwala szybko i precyzyjnie przygotować specyfikację techniczną oraz ofertę handlową dla instalacji o wartości sięgającej kilkunastu milionów złotych. Bez ręcznego przeliczania parametrów i bez ryzyka kosztownego błędu.

Zakres współpracy objął również procesy realizacyjne:
* szczegółowe planowanie i kontrolę produkcji komponentów oraz
* zarządzanie projektem, w tym harmonogramami wysyłek.

Wszystkie procesy są zintegrowane z systemem ERP. Dzięki temu zespół handlowy i produkcyjny pracują dziś na tych samych, aktualnych danych – z pełną pewnością, że oferta odpowiada realnym możliwościom produkcji.

Wdrożony system stanowi dziś główne źródło wiedzy o sprzedaży i realizacji projektów w firmie, dając kierownictwu pełną kontrolę nad procesem z jednego miejsca.

Proces konfiguracji i wyceny tego typu obiektów jest niezwykle złożony i zawsze stanowi duże wyzwanie. Sprzedaż odbywa się w modelu projektowym. Każda oferta wymaga precyzyjnej wyceny unikalnej konfiguracji technicznej – dla klientów krajowych i zagranicznych, w sprzedaży wielokanałowej.

Zanim powstał konfigurator, proces wyglądał tak:

* Specjaliści działu ofertowania tracili kilkanaście dni na wycenę jednego obiektu, bo każda konfiguracja silosów, suszarni i czyszczalni wymagała ręcznego przeliczania parametrów technicznych.
‍
* Zespół sprzedaży ryzykował błędy cenowe w ofertach opiewających na wysokie kwoty, pracując z tysiącami komponentów i złożonymi regułami ich łączenia.
‍
* Dział zarządzania projektami pracował na oddzielnych danych ofertowych i realizacyjnych, tracąc kontrolę nad harmonogramami produkcji i wysyłek.
‍
* Kierownictwo nie miało bieżącego wglądu w lejek sprzedażowy, ponieważ dane ofertowe, zakupowe i produkcyjne funkcjonowały niezależnie od siebie.

Dostarczone rozwiązanie wykorzystuje zaawansowane mechanizmy zarządzania złożonymi produktami, które przyspieszają ofertowanie i zwiększają sprzedaż.
‍
‍Gotowe wzorce konfiguracji
‍Każdy produkt zbudowany z elementów łączonych według sprawdzonych reguł, z gotowymi prekonfiguracjami przyspieszającymi pracę handlowców.

‍Wiele cenników jednocześnie
‍Obsługa różnych list cenowych dla wielu rynków i kanałów sprzedaży.

‍Automatyczne przeliczanie parametrów
‍System samodzielnie wylicza m.in. moc elektryczną instalacji, liczbę pojazdów potrzebnych do dostawy czy liczbę godzin montażowych w podziale na specjalizacje.
‍
Lejek sprzedażowy z kontrolą dostępu
‍Prognozowanie sprzedaży na bazie przygotowywanych ofert, z ograniczeniem widoczności ofert między działami i handlowcami.

Jedno z największych wyzwań inżynierskich pojawiło się w trakcie opracowania koncepcji konfiguratora: konieczność przeformułowania definicji produktu z pojedynczego opisu na zestaw komponentów, łączonych według określonych reguł poprawności. Taka struktura pozwala tworzyć dowolny produkt w krótkim czasie.‍

Dzięki takiej koncepcji zespół EXSO z jednej strony spełnił wymaganie pełnej elastyczności w dostosowaniu produktów do wymagań klienta, a jednocześnie zapewnił jednoznaczność podzespołów produkcyjnych i wysyłkowych.

Efektem jest system, w którym każda konfiguracja jest jednocześnie w pełni indywidualna i w pełni przewidywalna dla produkcji.
‍‍

Rozwiązanie zostało zbudowane w oparciu o platformę EXSO+, rozszerzoną o mechanizmy wspierające zarządzanie realizacją projektów i wysyłkami. Integracja z systemem ERP marki SAP pozwoliła natomiast wykorzystać autorski moduł projektowy do wsparcia procesów kontrolingowych.

Najważniejszym rezultatem wdrożonego rozwiązania jest skrócenie czasu ofertowania i wygodne narzędzia, które realnie wpływają na skuteczność sprzedaży oraz długość jej cyklu. To przekłada się na wyniki całej działalności firmy.