Etapowe wdrożenie platformy biznesowej – zdalnie i bez przestojów

UCN projektuje i produkuje złożone obiekty rolnicze na indywidualne zamówienie dla klientów biznesowych.

Firma błyskawicznie urosła do ponad 100 pracowników, ale podejście do procesów zostało w czasach, gdy pracowało tam pięć osób. Przy dynamicznym wzroście oraz sprzedaży B2B z rosnącą siecią kontrahentów dane zapisywano ręcznie, procesy produkcyjne funkcjonowały w arkuszach, a dokumentacja powstawała w zeszytach. Zamówienia trafiały do produkcji bez kompletnej specyfikacji.

Dziś w systemie zdefiniowano 2 600 indeksów produktowych i 6 kontrahentów – baza jest gotowa. Platforma umożliwia tworzenie ofert i realizację pierwszych zamówień, a wdrożenie kolejnych obszarów trwa.

UCN to chińska firma produkcyjno-usługowa działająca na rynkach chińskim i mongolskim. Tworzy i montuje kompleksowe obiekty rolnicze – suszarnie, czyszczalnie i silosy – od kompaktowych instalacji dla pojedynczych gospodarstw po wielomilionowe obiekty przemysłowe.

Firma mierzy się z wyzwaniami od strony rynku: różne warianty obiektów, duża skala działalności i klienci z własnymi wymaganiami. Od strony zaplecza – zespół wciąż pracuje w Excelu i zeszytach, tak jak na początku działalności. Tylko skala, potrzeby i ambicje są już zupełnie inne.

* Handlowiec przygotowuje ofertę na danych, które mogły zmienić się dzień wcześniej – klient czeka dłużej niż powinien.
* Magazyn działa bez opisanej lokalizacji elementów – nikt nie wie dokładnie, co i gdzie się znajduje.
* Zamówienia trafią do produkcji bez kompletnej specyfikacji technicznej – błędy wychodzą dopiero na hali.
* Procesy zapisywane w Excelu i zeszytach nie skalują się wraz ze wzrostem liczby zamówień i pracowników.

Przedstawiciele firmy odwiedzili Polskę w celach biznesowych i złożyli wizytę w biurze EXSO we Wrocławiu na prezentację systemu. Ważną dla nich cechą była możliwość uporządkowania zarządzania złożonymi produktami o rozbudowanej specyfikacji – oraz automatyzacja procesów w taki sposób, by działać skutecznie zarówno w bliższej, jak i w dłuższej perspektywie: od oferty i produktu po produkcję i serwis. Słuchali uważnie, dokumentowali, fotografowali. Wrócili do kraju, uzgadniali warunki, analizowali. Potem odezwali się z pytaniami.
‍
* Czy da się to wdrożyć zdalnie?
* Czy złożoność produktów o różnych charakterystykach i specyfikacji da się odwzorować w platformie?
* Jaki zakres funkcjonalności jest potrzebny?
* Czy da się zrealizować projekt etapowo i od razu z niego korzystać?

Każda z tych wątpliwości była uzasadniona. I każda znalazła konkretną odpowiedź.

Każdy produkt rolniczy UCN to projekt indywidualny o własnej skali, specyfikacji i kombinacji komponentów. Dla handlowca to codzienność – ale dla systemu, który ma to obsłużyć, to poważne wyzwanie.

UCN dynamicznie się rozwija i nie może pozwolić sobie na spowolnienie z powodu trwającego wdrożenia. Dlatego platforma jest zaplanowana tak, by działać równolegle z codziennymi procesami firmy – i krok po kroku przejmować procesy dziś realizowane ręcznie.

Wdrożenie zaczęło się od dwóch obszarów o największym wpływie: sprzedaży i produkcji. W pierwszym etapie zespół uruchomił procesy na poziomie podstawowym:‍

‍Magazyn ruszył bez obowiązkowej historii transakcji – produkt trafia na ewidencję bez dokumentowania pełnej historii kosztów, jak wymaga tego większość systemów klasy ERP. Wystarczył moduł indeksu produktów (Products base data BPO). Zlecenia produkcyjne opierają się na starcie na gotowych półproduktach – pełny BOM to kolejny krok.

Zmiana jest widoczna w zakresie każdego działu:
* Handlowiec pracuje na aktualnych danych i generuje oferty bez ryzyka błędu. 
* Magazynier wie, co i gdzie się znajduje. 
* Kierownik produkcji śledzi zlecenia w czasie rzeczywistym.

Każdy widzi swój wycinek – i każdy wycinek jest połączony z całością. Już po kilku miesiącach wdrożenia.

Platforma EXSO jest zbudowana modułowo – i to nie jest przypadkowa decyzja architektoniczna. Moduły systemu działają niezależnie od siebie: można zacząć od jednego obszaru i rozbudowywać go w miarę potrzeb, albo uruchomić cały system i korzystać z niego stopniowo. W odróżnieniu od systemów ERP, gdzie wystawienie faktury automatycznie angażuje moduły finansowe i controllingowe, platforma EXSO nie wymusza takich powiązań – można korzystać z pojedynczych modułów bez uruchamiania całego systemu.

Dla UCN oznaczało to konkretną pewność: można zacząć od najprostszych funkcji i wiedzieć, że system udźwignie znacznie więcej, gdy firma będzie gotowa po więcej sięgnąć. System dostosowuje się do aktualnych możliwości zespołu – nie odwrotnie.

To podejście minimalizuje ryzyko na starcie i pozwala na ewolucyjny rozwój – od pierwszych kroków sprzedażowych po złożone procesy produkcyjne, zgodnie z rosnącymi potrzebami firmy.

Platforma EXSO została zaprojektowana tak, by rosnąć razem z firmą. Docelowo system obejmie cały cykl życia obiektu rolniczego – od pierwszej rozmowy z klientem po wieloletnią opiekę serwisową.

* Handlowiec pracuje na etapie oferty – tworzy wyceny, prowadzi negocjacje, domyka umowę. Gdy klient podpisuje kontrakt, projekt przechodzi dalej ->
* Dział montażu i odbioru przejmuje zlecenie – pakuje obiekt, weryfikuje przez magazyn, organizuje transport, montuje na miejscu i odbiera fizycznie ->
* Serwis zaczyna się w momencie zamknięcia projektu – i czuwa nad obiektem przez cały okres gwarancji oraz opieki pogwarancyjnej.

Każdy nowy moduł to kolejna warstwa kontroli – równolegle z codzienną działalnością firmy. To sprawdzona droga: zespół EXSO przechodził ją już z podobnymi firmami i wie, które kroki są kolejne, zanim klient sam je odkryje.